Fundusze unijne 2007 (cz. II). Nie taki diabeł straszny, jak go malują

Przedsięwzięcia finansowane ze źródeł unijnych

Głównym kierunkiem finansowania funduszy strukturalnych są przedsięwzięcia gospodarcze, które będą tworzyły miejsca pracy. W tej szerokiej kategorii mieszczą się również przedsięwzięcia kulturalne. Muszą one być jednak bezpośrednio powiązane z rozwojem danego regionu, miasta lub gminy. Każda dofinansowana inwestycja lub inny projekt kulturalny powinny przekładać się np. na podniesienie atrakcyjności turystycznej, która będzie skutkowała nowymi miejscami pracy.

Placówki edukacyjne i szkoleniowe mają duże możliwości wykorzystywania środków Unii Europejskiej. Głównym źródłem finansowania jest tu jeden z funduszy strukturalnych - Europejski Fundusz Społeczny. Z jego środków finansowane są projekty związane głównie z rozwojem edukacyjnym pod kątem zawodowym. Dotyczy to nie tylko kształcenia podstawowego, gdzie przedsięwzięcia mają wyrównywać dostęp do edukacji, ale przede wszystkim kształcenia zawodowego, wyższego i ustawicznego. Unia Europejska promuje elastyczność na rynku pracy poprzez szerokie wykształcenie mieszkańców krajów członkowskich oraz kształcenie przez całe życie.

Instytucje kościelne mogą pozyskiwać środki z funduszy strukturalnych zarówno na inwestycje (budowa obiektów, modernizacja istniejących placówek) jak też na przedsięwzięcia nieinwestycyjne (imprezy kulturalne, projekty promocyjne).

Warto jest się zainteresować możliwościami pozyskania środków na współfinansowanie wszystkich tych inwestycji, które mogą skorzystać ze wsparcia. Jest wiele sposobów otrzymania środków pieniężnych, z uwagi na to warto przyjrzeć się drodze, jaką powinien przebyć każdy potencjalny projektodawca w celu uzyskania refinansowania swojego pomysłu.

Pozyskiwanie informacji o programach UE

Podstawowym warunkiem rozpoczęcia jakiegokolwiek działania jest wiedza na dany temat. Jeśli będziemy chcieli otrzymać pomoc finansową ze środków unijnych, to tylko na podstawie bardzo precyzyjnie sformułowanych zasad. Uzyskanie środków będzie oparte na ostrych kryteriach, jakie projekt musi spełnić (standardy planowania, płynność finansowa, innowacyjność, celowość działań, oczekiwane rezultaty i oddziaływanie).

Przygotowanie wniosku o dofinansowanie wymaga wcześniejszego zebrania potrzebnych informacji, które muszą się w nim znaleźć. Specjalistyczną wiedzę, jak poprawnie wypełnić wielostronicowy wniosek, można zdobyć poprzez szczegółową lekturę dokumentów i opracowań związanych z realizowanym zadaniem.

Beneficjenci powinni unikać sytuacji mało czytelnych, aby planowane przedsięwzięcie nie znajdowało się na „granicy" programu. Przy selekcji wniosków będą wybierane te, które bezdyskusyjnie wpisują się w program. W Polsce dużą trudność sprawia fakt, że nie mamy doświadczeń w tym zakresie, brakuje wzorców, dokumenty są wielokrotnie aktualizowane, często brak jest również szczegółowych terminów składania wniosków.

Myślenie w kategoriach strategicznych

Wchodzenie do Unii Europejskiej wymusza na nas wszystkich poważne zmiany w wielu dziedzinach, nie tylko w podejściu do gospodarki, ustawodawstwa, ale także w sposobach myślenia, działania, analizowania i planowania naszych najbliższych poczynań. Zarządzanie organizacją kościelną także wymaga szerokiego spojrzenia, obejmującego nowoczesną wiedzę z różnych zakresów: zarządzania, finansów, marketingu, planowania strategicznego.

Ważna jest umiejętność prognozowania przyszłości, jaka czeka podmiot ubiegający się o wsparcie i jednocześnie mocne osadzenie planowanego projektu w realiach. Wydajność, nowa jakość, wysokie wskaźniki efektywności i skuteczności działania to sprawy zasadnicze na dziś i jutro w polskiej rzeczywistości.

Analiza potrzeb i wyznaczanie celów

Określenie celów wymaga dokładnej analizy potrzeb. Diagnoza obecnego stanu rzeczy oraz jego otoczenia pozwoli wyznaczyć strategiczne kierunki działania na przyszłość. Należy zapytać przyszłych użytkowników danego projektu, czego oczekują od organizacji kościelnej i jakie zmiany według nich są konieczne, żeby podwyższyć standard oferowanych usług tak, aby stały się bardziej atrakcyjne, lub w jakim kierunku powinny pójść zmiany. Wskazane jest wykonanie jednej z analiz zarządzania strategicznego np. analizy SWOT (oceny szans i zagrożeń łączących się z realizacją projektu oraz jego mocnych i słabych punktów).

Zaletą analizy jest zróżnicowanie czynników, na które organizacja ma wpływ i na których powinna się koncentrować. Ważne są również czynniki niezależne od organizacji, które należy brać pod uwagę przy projektowaniu strategii organizacji lub planowaniu inwestycji. Wykonanie takiej analizy może dostarczyć informacji, co takiego powinno zostać zrobione z korzyścią dla organizacji, jak i otoczenia.

Jeśli już dokładnie ustaliliśmy nasz cel działania, to konsekwentnie musimy wykazać konkretne korzyści związane z jego realizacją. Już na etapie planowania warto je przeanalizować według logiki interwencji UE: produkt - rezultat - oddziaływanie, wymaganej przy uzasadnianiu celowości inwestycji.

Każde nowe zamierzenie oddaje użytkownikom pewne nowe produkty, czyli bezpośrednie materialne efekty realizacji danego przedsięwzięcia, mierzone konkretnymi wielkościami np. zapewnienie osobom niepełnosprawnym dostępu do określonych zabytków, wzrost zatrudnienia dzięki realizacji danego projektu. Jest to bezpośredni wpływ zrealizowanego produktu na otoczenie społeczno-ekonomiczne. Wskaźniki te wpływają na użytkowników końcowych poprawą jakości świadczonych usług lub wzrostem liczby osób odwiedzających dane miejsce, a w efekcie dany region. Bardzo ważne jest również to, aby podejmowane działania były zgodne z dziedziną interwencji funduszy strukturalnych, a cele spójne ze strategią rozwoju danego regionu i miasta lub wsi.

Etap przygotowania wniosku o dofinansowanie

Opracowanie wniosku można powierzyć wyspecjalizowanej firmie lub stworzyć własny zespół zadaniowy. Pierwsze rozwiązanie jest łatwiejsze i wygodniejsze dla beneficjenta, ale bardziej kosztowne. Mankamentem zaś jest fakt, że firma zewnętrzna nie zna specyfiki danej instytucji i jej potrzeb, z tego względu konieczna jest ścisła współpraca z podmiotem zaangażowanym w opracowanie projektu. Brak ścisłej współpracy z podmiotem zewnętrznym może spowodować opracowanie niedoskonałego projektu, odrzucenie wniosku w konkursie, trudności w zwrocie poniesionych nakładów w trakcie realizacji projektu. Aby tego uniknąć, co jeszcze raz trzeba koniecznie zaznaczyć, firma musi ściśle współpracować z pracownikami podmiotu zamierzającego złożyć wniosek, a więc angażować ich do konsultacji czy wręcz wykonania części zadań.

Drugą opcją jest powołanie własnego zespołu, złożonego z pracowników podmiotu, który ma się ubiegać o dofinansowanie, posiadających wymagane kompetencje i doświadczenia w tym zakresie. Doświadczenie jest sprawą kluczową dla prawidłowego procesu przygotowania wniosku, ponieważ jego brak powoduje powstawanie błędów, które osobom doświadczonym się nie przytrafiają. Specyfiką tego rozwiązania jest zaangażowanie i silna motywacja zespołu do rzetelnego przygotowania wniosku. Jednak trzeba tutaj zaznaczyć, iż mocne zaangażowanie zespołu może spowodować brak obiektywizmu przy opracowywaniu wniosku.

Ważną i być może decydującą sprawą o ostatecznym powodzeniu projektu jest udział w zespole chociaż jednej osoby z doświadczeniem w pozyskiwaniu środków z UE.

W każdym przypadku musi być to zespół złożony ze specjalistów mających różne doświadczenia, czyli ekonomistów, specjalistów od rachunkowości, zarządzania strategicznego oraz kompetentnych osób z dziedziny, której dotyczy przedmiot wniosku. Każda osoba z zespołu musi mieć do wykonania zadanie odpowiednie do posiadanych przez siebie umiejętności i predyspozycji. Bardzo ważne jest pełne poparcie i zaangażowanie władz regionalnych lub ich rzeczywiste zaangażowanie w przygotowywany projekt.

Studium wykonalności

Studium wykonalności ma za zadanie wskazać, dlaczego proponowana inwestycja jest korzystna z punktu widzenia dziedzin inwestycji funduszy strukturalnych, priorytetów, działań, planowanych korzyści, ostatecznych celów, rezultatów i wieloletniego oddziaływania na nas i nasze otoczenie. Nie wszystko można wyczytać w oficjalnych instrukcjach, wnioskach, ankietach i podręcznikach. Wiedza na ten temat jest obszerna, rozproszona i wciąż aktualizowana. Dokładność i rzetelność w przygotowaniu studium wykonalności zwiększa szansę wygrania projektu w konkursie oraz zmniejsza prawdopodobieństwo nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów w trakcie jego realizacji.

Abyśmy mogli zaistnieć ze swoim pomysłem, musimy mieć zapewnienie ze strony instytucji macierzystej, co do wielkości wkładu własnego. Musi się on wahać w granicach 25-30% ogólnej wartości projektu. Preferowane będą duże projekty o znaczących kwotach, najlepiej, aby posiadały dofinansowanie z kilku źródeł (miasto, gmina, MEN, sponsorzy prywatni) i miały charakter regionalny i ponadlokalny. Nasze założenia powinny być również potwierdzone w lokalnych, strategiach lub programach operacyjnych.

Takie pozyskiwanie wszystkich i wszystkiego, co musi zawierać kompletne studium, może skutecznie zniechęcić do dalszej pracy. W tej właśnie części musimy przekonać podmiot oceniający, iż właśnie nasz projekt ma szanse na powodzenie i że jest oparty na faktach, oraz że realizacja danego projektu zaowocuje sukcesem zarówno dla podmiotu ubiegającego się o dofinansowanie, jak i dla jego otoczenia. Lista zagadnień i problemów bardziej lub mniej szczegółowych (np. potwierdzenie własności gruntów pod inwestycję, decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, zezwolenie na budowę, ekspertyzy, dokumentacja techniczna, kosztorysy) koniecznych do kompletnego opracowania wniosku jest znacznie dłuższa.
Zebranie wszystkich załączników jest niezbędne, gdyż jest uzupełnieniem danych opisywanych we wniosku i potwierdzeniem ich wiarygodności i możliwości weryfikacji.
Skompletowany wniosek składa się w różnych organach państwa, ale zazwyczaj w Urzędzie Marszałkowskim do konkursu projektów. Projekt przechodzi gęste sito oceniających: weryfikacja jednostki ds. wyboru projektów w UM, panel ekspertów, regionalny komitet sterujący, wojewodę. Jeżeli wynik będzie pozytywny, to czeka nas ciężka praca przy jego realizacji.

Gotowość do podejmowania wyzwań i praca zespołowa

Zachodzące zmiany niosą ze sobą niepokój, którego przyczyna tkwi w niewiedzy i strachu przed czymś zupełnie nowym. Jednak w miarę uczenia się, jak można skorzystać z pomocy oferowanej przez Unię Europejską, niepokój ustępuje. Ważne jest, byśmy wyrabiali w sobie nawyk stałego szukania tych środków i informowali się wzajemnie o nowych możliwościach.
Tylko wspólnie wypracowane metody pozyskiwania ich oraz wymiana doświadczeń mogą stać się sposobem na właściwe wykorzystanie szansy dla wszystkich Polaków. Warto podjąć się tego zadania ze względu na ostateczne korzyści.
Wyzwanie jest trudne i trzeba mieć świadomość, że ten, kto się go podejmie, musi być przygotowany na ciężką, wymagającą dużego zaangażowania pracę, w trakcie której należy przyswoić szereg nowych zagadnień związanych z różnymi dziedzinami wiedzy. Jednak, jeśli nie podejmiemy tego trudu, stracimy szansę na poprawę funkcjonowania i rozwoju.
Bardzo ważne jest też, aby do tych poczynań dodać entuzjazm, odrobinę zaufania we własne siły oraz możliwości osób z nami współpracujących, które są gotowe zaoferować nam swoją pomoc.

Projekt będzie na tyle dobrze przygotowany, na ile dobry stworzymy zespół osób ściśle ze sobą współpracujących. Pozytywna atmosfera, właściwa komunikacja między nimi, to dobry sposób do osiągnięcia zamierzonego celu. W takich warunkach najbardziej skomplikowane problemy podczas realizacji projektu można rozwiązać życzliwym i konstruktywnym nastawieniem do wspólnej sprawy.