Zasady udzielania urlopów dla pracowników

Zatrudnienie pracownika to między innymi zapewnienie mu urlopu wypoczynkowego w trakcie roku kalendarzowego. Jednak nie jest to jedyny rodzaj urlopu, o który może starać się pracownik. Urlopu bezpłatnego na podstawie Kodeksu pracy pracodawca udziela na podstawie porozumienia z pracownikiem, ale są też rodzaje urlopów bezpłatnych, do udzielenia których pracodawca jest zobowiązany.      

 

I. Urlop wypoczynkowy

Prawo do urlopu

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. Jest to jedno z podstawowych praw pracownika, którego nie może się zrzec. Zasadą jest nieprzerwany urlop, który jednak na wniosek pracownika można podzielić na części z tym, że pracownik powinien wykorzystać w całości przynajmniej 14 dni kalendarzowe urlopu w roku kalendarzowym. Urlopu udziela się w naturze, tzn. że nawet za zgodą pracownika nie można wypłacić mu w zamian za urlop ekwiwalentu pieniężnego.

WYJĄTEK Zamiast udzielenia urlopu w naturze wypłaca się pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Pracodawca ma obowiązek wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku, jeżeli pracownik nie wykorzystał urlopu w danym roku kalendarzowym.

Przykład:

Pracownik księgarni katolickiej z powodu długotrwałego zwolnienia lekarskiego w 2007 r. nie zdążył wykorzystać urlopu wypoczynkowego za 2007 r. Pracodawca ma obowiązek wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy za 2007 r. najpóźniej do 31 marca 2008 r. Pracodawca nie złamie prawa, jeżeli zaległy urlop pracownik rozpocznie nawet 31 marca 2008 r. i będzie wykorzystywał go jeszcze w kwietniu czyli już po upływie pierwszego kwartału kalendarzowego.  

Pierwszy urlop

W sposób szczególny została uregulowana sytuacja pracownika, który rozpoczyna swoją pierwszą pracę. Taki pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 1/12 za każdy przepracowany miesiąc kalendarzowy w roku. Natomiast od 1 stycznia kolejnego roku pracownikowi przysługuje prawo do normalnego urlopu, tak jak pozostałym pracownikom.

Przykład:

Pracownik świetlicy prowadzonej przez Siostry został zatrudniony od 3 grudnia 2007 r. Jest to jego pierwsza praca w życiu. Pracownik nie uzyska prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego, ponieważ do 31 grudnia 2007 r. nie będzie miał pełnego miesiąca zatrudnienia. Natomiast jeżeli będzie zatrudniony po 31 grudnia 2007 r., to będzie mu przysługiwało prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego za 2008 r. w wymiarze 20 dni.    

Kiedy udziela się urlopu

Urlopu pracownikom udziela się na dni, które są dla nich dniami pracy. Jeżeli pracownik wykonuje pracę w systemie pracy weekendowej, to można udzielić mu urlopu tylko w piątek, sobotę, niedzielę i święto, ponieważ dla tego pracownika są to dni pracy.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje prawo do urlopu proporcjonalnego do okresu przepracowanego. Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w pełnym wymiarze za rok kalendarzowy, jednak nie ma takiego obowiązku. Poza tym pracownik musi pamiętać, że jeżeli wykorzysta cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy u jednego pracodawcy, to jeżeli zostanie zatrudniony jeszcze w tym samym roku kalendarzowym, to nie będzie miał już prawa do urlopu wypoczynkowego. 

Urlop proporcjonalny przysługuje również pracownikowi, który powraca do pracy ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc:

·        urlopie bezpłatnym,

·        urlopie wypoczynkowym,

·        odbyciu zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,

·        tymczasowego aresztowania,

·        odbywania kary pozbawienia wolności,

·        nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

chyba że pracownik wykorzystał już w tym roku pełny wymiar urlopu wypoczynkowego.

Pracownik uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego za dany miesiąc, nawet za jeden dzień zatrudnienia w miesiącu.

Przykład:

Urlop macierzyński pracownicy skończył się 1 lipca 2007 r. Pracownica zwróciła się z wnioskiem o udzielenie urlopu wychowawczego zaraz po urlopie macierzyńskim. Pracownicy za 2007 r. przysługuje prawo do proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego z okres od stycznia do lipca 2007 r. Prawo do urlopu wypoczynkowego pracownica uzyskała również za lipiec 2007 r. mimo, że nie przepracowała pełnego miesiąca.      

Urlop w trakcie wypowiedzenia

Ważnym uprawnieniem pracodawcy jest zobowiązanie pracownika  trakcie okresu wypowiedzenia, niezależnie od tego kto wypowiedział umowę o pracę, do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w trakcie trwania wypowiedzenia. Pracownik nie może w tym przypadku odmówić „pójścia" na urlop wypoczynkowy.

Urlop uzupełniający    

Pracownikowi, który w roku kalendarzowym uzyskał prawo do wyższego urlopu przysługuje urlopu uzupełniający do urlopu w wyższym wymiarze.

Przykład:

Pracownik rozpoczął po studiach swoją pierwszą pracę w listopadzie 2005 r. W listopadzie 2007 r. pracownik uzyskał prawo do urlopu w  wyższym wymiarze, którego należy udzielić mu do końca 2007 r. nie później jednak niż do 31 marca 2008 r.    

Wymiar urlopu

Pracownikowi w zależności od stażu pracy przysługuje prawo do urlopu w roku kalendarzowym w wymiarze:

• 20 dni - jeżeli   pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli   pracownik jest zatrudniony dłużej niż 10 lat.

PAMIĘTAJ! Urlop dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Jest to „normalny" urlop wypoczynkowy przed rozpoczęciem urlopu pracownik musi uzyskać zgodę pracodawcy na urlop wypoczynkowy. W ramach tego urlopu pracownikowi w roku kalendarzowym przysługują 4 dni urlopu wypoczynkowego na żądanie. W tym przypadku pracownik nie musi uzyskać zgody pracodawcy, wystarczy że poinformuje pracodawcę o tym że jest na urlopie na żądanie. Pracodawca nie może odmówić udzielenia pracownikowi takiego urlopu na żądanie.   

PAMIĘTAJ! Urlop na żądanie, którego pracownik nie wykorzystał w roku kalendarzowym, po 31 grudnia danego roku staje się normalnym urlopem wypoczynkowym przysługującym pracownikowi.

Staż urlopowy

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wlicza się:

·        poprzednie okresy zatrudnienia,

·        okres nauki w zasadniczej lub innej równorzędnej szkole zawodowej - przewidzianej programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej niż 3 lata,

·        okres nauki w średniej szkole zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej niż 5 lat,

·        okres nauki w średniej szkole zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,

·        okres nauki w średniej szkole ogólnokształcącej - 4 lata,

·        okres nauki w szkole policealnej - 6 lat,

·        okres nauki w szkole wyższej - 8 lat.   

W przypadku, gdy pracownik uczył się i wykonywał pracę równocześnie, to do stażu urlopowego wlicza się mu okresy korzystniejsze.

Przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego dla pracownika niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę. Jednak łączny wymiar przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego nie może przekroczyć 20 lub 26 dni urlopu.

WAŻNE! Urlopu udziela się na godziny. Czyli jeżeli pracownik ma obowiązek pracować przez 12 godzin i w tym dniu korzysta z urlopu, to z puli urlopowej tego pracownika należy odliczyć 12 godzin urlopu a nie jeden dzień urlopu wypoczynkowego.

 

Plan urlopów

Co do zasady urlopy należy udzielać zgodnie z wcześniej przygotowanym planem urlopów. O okresach, w których pracownicy będą korzystać w roku kalendarzowym z urlopów wypoczynkowych decyduje pracodawca. Przygotowując plan urlopów pracodawca powinien jednak brać pod uwagę wnioski pracowników oraz zapewnić ciągłości pracy w zakładzie.

Plan urlopów nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie.

Przepisy prawa pracy nie określają terminu sporządzenia i zatwierdzenia planu urlopów, jednak w związku z celem tworzenia planu urlopów powinno się go przygotować do końca grudnia danego roku. Tworzenie planu urlopów jest wygodne dla obu stron, ponieważ można „z góry" zaplanować jak będzie wyglądać praca w danym roku kalendarzowym, a pracownik może z wyprzedzeniem zaplanować termin urlopu wygodny dla niego i dla rodziny.

Planem urlopu nie obejmuje się w zasadzie urlopu, który przysługuje pracownicy albo pracownikowi bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Pracodawca nie może odmówić udzielenia takiego urlopu.

Po uzgodnieniu i przygotowaniu planu urlopu podaje się go do wiadomości wszystkich pracowników, których dotyczy. Należy zrobić to w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. przez wyłożenie w sekretariacie, dziale kadr, można też przesłać go mailem do pracowników.

Oczywiście w trakcie roku kalendarzowego mogą zdarzyć się różne sytuacje, które uniemożliwiają pracownikowi wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w zaplanowanym terminie. W niektórych sytuacjach, takich jak choroba pracownika, pracodawca musi przesunąć rozpoczęcie urlopu a jeżeli pracownik zaczął już korzystać z urlopu - przerwać urlop. Inne sytuacje pracodawca powinien uwzględnić w miarę możliwości np. okoliczność, że żona pracownika który miał rozpocząć urlop nie otrzymała zgody na urlop wypoczynkowy.             

Jeżeli w zakładzie pracy nie tworzy się planu urlopów, to terminy urlopu pracodawca ustala każdorazowo z pracownikiem.

Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego

Pracownik, który nie może rozpocząć z ważnych powodów wcześniej zaplanowanego i ustalonego urlopu może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o przesuniecie urlopu. Kodeks nie określa, jakie ważne powody dają pracownikowi możliwość zwrócenia się  wnioskiem o przesuniecie terminu urlopu. O tym w każdym przypadku będą decydowały konkretne okoliczności, np. sytuacja która została wspomniana wyżej kiedy pracownik nie może wyjechać na zaplanowany urlop, ponieważ jego żona nie dostała w tym terminie urlopu.

Przesunąć zaplanowany urlop może również pracodawca, jeżeli jest to spowodowane szczególnymi potrzebami pracodawcy. W tym przypadku również każdorazowo decydują konkretne okoliczności. Za taką można uznać np. sytuację, kiedy rozchorował się inny pracownik, albo firma otrzymała niezaplanowany wcześniej kontrakt.    

Są sytuacje, kiedy pracodawca ma obowiązek przesunąć termin urlopu pracownika, to:

·        choroba pracownika,

·        odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,

·        powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,

·        urlop macierzyński.

Jeżeli pracownik rozpoczął już urlop ale:

·        zachorował,

·        został odosobniony w związku z chorobą zakaźną,

·        został powołany na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,

·        korzysta z urlopu macierzyńskiego

urlop zostaje przerwany.

W tych przypadkach pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie późniejszym.

Pracodawca może również odwołać pracownika z urlopu, ale tylko w sytuacji gdy nie można było wcześniej przewidzieć obecności pracownika w pracy. W przypadku odwołania z urlopu pracownika, pracodawca musi liczyć się ze zwrotem kosztów, ale tylko bezpośrednio związanych z odwołaniem pracownika z urlopu.

Dodatkowy urlop dla niektórych pracowników

Pracownicy niepełnosprawni po roku pracy od ustalenia umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności mają prawo oprócz innych uprawnień do dodatkowego płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni w roku kalendarzowym. Na równi z orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności uważa się uznanie pracownika za całkowicie niezdolnego do pracy oraz całkowicie niezdolnego do pracy i do samodzielnej egzystencji przez lekarza orzecznika ZUS.

Pracodawca, któremu pracownik dostarczy orzeczenie o niepełnosprawności nie może odmówić udzielenia dodatkowego urlopu

II. Urlop bezpłatny

 

Prawo do urlopu bezpłatnego na podstawie Kodeksu pracy

Pracodawca może udzielić pracownikowi na jego pisemny wniosek urlopu bezpłatnego. Sformułowanie, że pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego oznacza, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu a pracownik nie może od takiej decyzji odwołać się do sądu.

Kodeks pracy nie określa minimalnego i maksymalnego okresu na jaki pracownik może starać się o urlop bezpłatny. Może to być zarówno kilka dni jak i kilka miesięcy czy nawet lat. Termin urlopu wyznacza pracownik, a pracodawca wyraża na niego zgodę.

W przypadku, gdy okres udzielonego urlopu bezpłatnego przekracza 3 miesiące, to pracownik i pracodawca mogą przewidzieć, że pracownik zostanie odwołany z urlopu bezpłatnego z ważnych przyczyn. Jeżeli taki zapis zostanie zawarty w porozumieniu o udzieleniu urlopu, to skutecznie odwołać z urlopu pracownika będzie mógł tylko pracodawca. Pracownik nie może powrócić z urlopu bezpłatnego wcześniej bez zgody pracownika.

Odwołanie z urlopu bezpłatnego jest wiążące dla pracownika,  takiej sytuacji ma on obowiązek stawić się do pracy w wyznaczonym terminie.

Na okres urlopu bezpłatnego zostaje zawieszony stosunek pracy. Ponieważ celem urlopu bezpłatnego jest zwolnienie pracownika z obowiązku wykonywania zatrudnienia oraz zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłacania w tym okresie wynagrodzenia.

Urlopy bezpłatne na innej podstawie niż Kodeks pracy

Przepisy innych ustaw niż kodeks pracy przewidują okresowe sytuacje w których pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika ze świadczenia pracy. Pracodawca w takim przypadku po spełnieniu wszystkich warunków przez pracownika ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego oraz po zakończonym urlopie przyjąć pracownika do pracy. Są to między innymi urlop:

·        udzielony w związku z prowadzeniem działalności związkowej poza terenem zakładu pracy (ustawa o związkach zawodowych),

·        udzielony urzędnikowi służby cywilnej (ustawa o służbie cywilnej),

·        udzielony w związku z pełnieniem służby dyplomatyczno-konsularnej (rozporządzenie w sprawie niektórych praw i obowiązków służby dyplomatyczno-konsularnej),

·        udzielony w związku z odbyciem ćwiczeń wojskowych (ustawa o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej),

·        udzielony w związku z wyborem pracownika na członka Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji (ustawa o radiofonii i telewizji),

·        udzielony w związku z pełnieniem funkcji członka zarządu komisarycznego banku (ustawa o prawie bankowym).

Urlop bezpłatny w związku z dokształcaniem pracowników

Pracownik, który podjął naukę w szkole, niezależnie od rodzaju szkoły, może zwrócić się do pracodawcy o udzielenie urlopu bezpłatnego i zwolnienie z części dnia pracy w związku z zajęciami w szkole, ale bez prawa do wynagrodzenia.

Tylko podjęcie przez pracownika nauki na podstawie skierowania zakładu pracy powoduje, że pracodawca zobowiązuje się do udzielania pracownikowi płatnego urlopu szkoleniowego oraz może w zależności od porozumienia między pracownikiem i pracodawcą sfinansować inne koszty związane z nauką pracownika.

 

W przypadku, gdy pracodawca zobowiąże się do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego w związku z nauką, to okres urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia w zakładzie pracy, od których zależą wszystkie uprawnienia pracownika wynikające z przepisów Kodeksu pracy, poza wynagrodzeniem.

Regulacje związane z dokształcanie pracowników, którzy nie otrzymali od pracodawcy skierowania dotyczą zarówno kształcenia w formach szkolnych, np. studiów oraz dokształcania w formach pozaszkolnych, np. kurs na aplikację radcowską, czy udział pracownika w seminarium naukowym.

Ubezpieczenie zdrowotne w trakcie urlopu bezpłatnego

Pracownika, który przebywa na urlopie bezpłatnym nie należy wyrejestrowywać z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. W okresie przebywania na urlopie bezpłatnym podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia wynosi 0,00 zł i pracodawca nie ma obowiązku odprowadzać żadnych składek za pracownika, który jest na urlopie bezpłatnym.

Pracownik występując o urlop bezpłatny powinien pamiętać, że jeżeli okres urlopu jest dłuższy niż 30 dni, to po tym czasie traci prawo do ubezpieczenia zdrowotnego. Oznacza to, że pracownik nie może od 31 dnia urlopu bezpłatnego korzystać z bezpłatnej służby zdrowia.

Jeżeli pracownik planuje dłuższy urlop bezpłatny, to do ubezpieczenia zdrowotnego powinien zostać zgłoszony przez członka rodziny np. męża, czy żonę. Jednak informowanie pracownika o konsekwencjach udzielenia urlopu bezpłatnego nie jest obowiązkiem pracodawcy.

Pracownik nie ma żadnych roszczeń od pracodawcy z powodu utraty ubezpieczenia zdrowotnego w trakcie urlopu bezpłatnego.