Obowiązki pracodawcy w związku z rozwiązaniem umowy o pracę

Rozstanie się z pracownikiem tak samo jak podpisanie umowy o pracę wiąże się z konkretnymi obowiązkami, które ma pracodawca wobec pracownika. Oczywiście również pracownik ma obowiązek rozliczyć się z powierzonych spraw, którymi zajmował się w trakcie zatrudnienia. Jednak Kodeks pracy kładzie nacisk na obowiązki, do których zobowiązany jest pracodawca.

Rozwiązanie umowy o pracę

Umowę o pracę można rozwiązać wyłącznie w sposób przewidziany w Kodeksie pracy. Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem w inny sposób jest niezgodne z prawem i daje pracownikowi możliwość odwołania się do sądu pracy i ubezpieczeń, a w konsekwencji może spowodować przywrócenie pracownika do pracy, albo zapłatę odszkodowania za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę.

Wypowiedzenie umowy o pracę. Pracodawca może rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę za wypowiedzeniem. W zależności od rodzaju zawartej umowy rożne są okresy wypowiedzenia. I tak w przypadku:

·        umowy o pracę na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni; 1 tydzień w przypadku umowy dłuższej niż 2 tygodnie oraz 2 tygodnie jeżeli umowa została zawarta na 3 miesiące,

·        umowy o pracę na czas nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy; 1 miesiąc przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy oraz 3 miesiące jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 3 lata,

·        umowy na czas określony okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, ale pod warunkiem że takie zastrzeżenie pracownik i pracodawca zostało zawarte w umowie a umowa została zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy,

·        umowy na zastępstwo okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze.

WYJĄTEK W wypowiedzeniu umowy o pracę na czas nieokreślony pracodawca musi uzasadnić przyczynę rozwiązania umowy o pracę.

Porozumienie stron. Innym sposobem rozwiązania umowy o pracę jest zawarcie porozumienia między pracownikiem i pracodawcą. Nie ma znaczenia, która ze stron wystąpi z wnioskiem o rozwiązanie umowy o pracę może to zrobić zarówno pracodawca jak i pracownik. Każdą z umów można rozwiązać na podstawie porozumienia stron.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. W dwóch przypadkach pracodawca może rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę ze skutkiem natychmiastowym. Pierwszym przypadkiem jest zawinienie pracownika w związku z:

·        ciężkim naruszeniem przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych,

·        popełnieniem przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnienie pracownika na zajmowanym stanowisku, ale pod warunkiem że przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem,

·        zawinioną przez pracownika utraty koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku np. zawiniona utrata uprawnień do kierowania pojazdem przez pracownika, który jest kierowcą.  

Drugim przypadkiem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia jest sytuacja kiedy niezdolność do pracy jest spowodowana usprawiedliwioną nieobecnością w pracy. Umowę o pracę można rozwiązać bez wypowiedzenia umowę z powodu choroby pracownika jeżeli trwa:

• dłużej niż 3   miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony u pracodawcy krócej niż 6   miesięcy,
• dłużej niż 182 dni   okresu zasiłkowego i 3 pierwsze miesiące świadczenia rehabilitacyjnego,   jeżeli pracownik był zatrudniony przez co najmniej 6 miesięcy albo choroba   jest spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową. Umowę o pracę   można rozwiązać bez wypowiedzenia dopiero po upływie 182 dni zwolnienia   lekarskiego i 3 miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego.

Umowę o pracę można rozwiązać bez wypowiedzenia, jeżeli nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwa dłużej niż 1 miesiąc. 

W przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodów usprawiedliwionych chodzi o nieprzerwaną nieobecność w pracy z tych powodów. Każda nawet jednodniowa przerwa powoduje, że okres nieobecności w pracy liczy się na nowo.

Wygaśniecie umowy o pracę. Umowa o pracę rozwiązuje się w przypadku:

• śmierci pracownika,
• śmierci pracodawcy,  
• tymczasowego   aresztowania po upływie 3 miesięcy nieobecności w pracy pracownika   spowodowanego tymczasowym aresztowaniem.

 

Dni na poszukiwanie pracy

Pracodawca, który wypowie pracownikowi umowę o pracę ma obowiązek udzielić pracownikowi płatnych dni wolnych na poszukiwanie pracy. Do dni wolnych na poszukiwanie pracy ma prawo pracownik, którego okres wypowiedzenia wynosi co najmniej 2 tygodnie. Kodeks pracy precyzyjnie określa w jakim wymiarze pracownik ma prawo do dni wolnych:

·        2 dni robocze w przypadku, gdy pracownik ma 2 tygodniowy albo 1-miesieczny okres wypowiedzenia oraz

·        3 dni robocze, w przypadku gdy pracownik ma 3 miesięczne wypowiedzenie. Nawet jeżeli okres wypowiedzenia został skrócony do jednego miesiąca.

 

Prawo do dni wolnych przysługuje pracownikowi, tylko w przypadku, gdy to pracownik otrzyma wypowiedzenie umowy o pracę i jeżeli wypowiedzenie wynosi co najmniej 2 tygodnie.

 

Pracodawca nie musi udzielić pracownikowi dni wolnych na poszukiwanie pracy, jeżeli:

• umowę o pracę wypowiedział   pracownik,
• umowa o pracę   został rozwiązana na podstawie porozumienia stron (chyba że takie   uprawnienie zawarto w porozumieniu),
• rozwiązania umowy o   pracę bez wypowiedzenia i to w przypadku gdy umowę rozwiązuje pracownik,   jak i pracodawca,
• rozwiązania umowy o   pracę z upływem czasu na jaki została zawarta. 

Dni na poszukiwanie pracy udziela się pracownikowi na te dni, które są dla niego dniami pracy. Nie można prawidłowo udzielić pracownikowi dni wolnych na poszukiwanie pracy w dniach, które są dla niego dniami wolnymi od pracy.

To pracownik decyduje o tym czy chce skorzystać z dodatkowych dni wolnych w okresie wypowiedzenia. Jeżeli pracownik nie zwróci się do pracodawcy z wnioskiem o ich udzielenie, to pracodawca nie musi sam takich dni udzielać. Jednak pracodawca powinien powiedzieć pracownikowi o tym uprawnieniu.

Pracownik, który nie wykorzysta dni wolnych na poszukiwanie pracy w trakcie zatrudnienia nie ma prawa do ekwiwalentu pieniężnego w związku z niewykorzystaniem tych dni w trakcie okresu wypowiedzenia.

Świadectwo pracy

Dni wolne od pracy udziela się pracownikowi jeszcze w trakcie trwania umowy o pracę. Kolejny obowiązek związany jest już z samym rozwiązaniem umowy o pracę to wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Pracodawca w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy o pracę ma obowiązek wydać byłemu pracownikowi świadectwo pracy. W zasadzie pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy, jeżeli jest to niemożliwe, to świadectwo pracy należy wydać pracownikowi najpóźniej 7. dnia kalendarzowego po rozwiązaniu umowy o pracę. 

Pracownik nie musi sam odbierać świadectwa pracy. Jest to sytuacja najlepsza dla obydwu stron, jednak jeżeli jest to niemożliwe pracodawca może wysłać świadectwo pracy np. za pośrednictwem poczty listem poleconym. Potwierdzenie nadania listu będzie dowodem dla pracodawcy, że świadectwo pracy wydał i że dokonał tego w terminie. Zgodne z prawem będzie wysłanie świadectwa pracy nawet 7. dnia od rozwiązania umowy o pracę. Jeżeli pracownik odbiera świadectwo pracy osobiście, to powinien potwierdzić to podpisem i datą odbioru świadectwa pracy. Dokument ten należy przechowywać w aktach osobowych pracownika.

Pracownik nie musi odebrać świadectwa pracy osobiście, może zrobić to za niego inna osoba, ale na podstawie pisemnego upoważnienia, które również należy dołączyć do akt osobowych i przechowywać w części C.

Świadectwo pracy wystawia się każdemu pracownikowi niezależnie od sposobu rozwiązania umowy o pracę, czyli również w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika. W tym przypadku świadectwo pracy wydaje się członkom rodziny zmarłego pracownika, a jeżeli nie ma członków rodziny, to świadectwo pracy pozostawia się w aktach pracownika w części C.

 

WYJĄTEK Świadectwa pracy nie wydaje się w przypadku przejęcia zakładu pracy na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy. Nie wydaje się świadectwa pracy również  w przypadku, gdy kończy się umowa o pracę i następna zostanie zawarta bezpośrednio po niej. Jednak jeżeli pracownik zwróci się o wydanie świadectwa pracy, to należy mu go wydać.

 

Przykład:

Pracownik jest zatrudniony w kurii na podstawie umowy o pracę na czas określony. Umowa zakończyła się 31 stycznia 2008 r. Od 1 lutego 2008 r. równocześnie został  pracownikiem gminy na ½ etatu. Kuria z pracownikiem od 1 lutego 2008 r. podpisała kolejną umowę o pracę. Jednak pracownik zwrócił się o wydanie świadectwa pracy, ponieważ chce żeby staż pracy w kurii został zaliczony do stażu pracy w gminie, ponieważ pracownik będzie miał prawo do dodatku stażowego.

Świadectwo pracy należy wypełnić dokładnie i zawrzeć w nim następujące informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika:

·        okres i rodzaj wykonywanej pracy,

·        zajmowane stanowiska,

·        sposób i tryb rozwiązania umowy o pracę,

·        wymiar czasu pracy,

·        wykorzystany urlop wypoczynkowy w roku, w którym ustał stosunek pracy, w tym dni wykorzystanego urlopu na żądanie,

·        wykorzystany dodatkowy urlop,

·        okresy korzystania z urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

·        liczbę dni choroby, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

·        liczbę dni opieki na dziecko wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy na podstawie art. 188 Kodeksu pracy,

·        okresy, za które zostało wypłacone wynagrodzenie za skrócony okres wypowiedzenia,

·        okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach i w szczególnym charakterze,

·        okresy odbytej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

·        okresy nieskładkowe w trakcie zatrudnienia,

·        zajęcie wynagrodzenia pracownika w postępowaniu egzekucyjnym,

·        dane zamieszczone na żądanie pracownika - informacje o wysokości wynagrodzenia pracownika.

Jeżeli pracownik, który otrzymał świadectwo pracy uważa, że jest nieprawidłowe to może w ciągu 7 dni wystąpić o jego sprostowanie. Pracodawca natomiast ma kolejne 7 dni na odpowiedź pracownikowi Jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku, to pracownik może w ciągu 7 dni wystąpić do sądu pracy. Informację o tym należy umieścić w świadectwie pracy.

Karta obiegowa

Przepisy nie regulują jak pracownik powinien rozliczyć się z powierzonego mienia z pracodawcą po rozwiązaniu umowy o pracę. Zasady te każdy zakład pracy określa w wewnętrznych przepisach.

Nie można uzależnić wydania świadectwa pracy od rozliczenia się z pracodawcą.

Najczęściej pracownik w związku z rozwiązaniem umowy o pracę wypełnia tzw. kartę obiegową czyli informację o tym czy pracownik rozliczył się z zakładem pracy np. z telefonu komórkowego, komputera.        

Referencje i opinie o przebiegu zatrudnienia

Coraz częściej pracownicy proszą o wydanie opinii i referencji, które będą przydatne w poszukiwaniu pracy. Nie jest to jednak obowiązkiem pracodawcy, który może ale nie musi wydać opinii o pracowniku.

Wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia

Wynagrodzenie za pracę. Rozwiązanie umowy o pracę nie ma wpływu na datę wypłacenia należnego wynagrodzenia za wykonaną pracę. Najczęściej pracodawca stara się rozliczyć ze wszystkich należności należnych pracownikowi do dnia rozwiązania umowy o pracę. Jednak pracodawca nie naruszy prawa, jeżeli wynagrodzenie za przepracowany okres do dnia rozwiązania umowy o pracę wypłaci w terminie obowiązującym w zakładzie pracy.

 

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop, jeżeli pracownik nie zdążył wykorzystać przysługującego mu urlopu w naturze, a pracodawca nie zobowiązał go do wykorzystania urlopu trakcie wypowiedzenia.

Odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracownikowi w związku z zatrudnieniem przysługuje 3 miesięczny okres wypowiedzenia, to pracodawca może skrócić wypowiedzenie do 1 miesiąca. Za pozostałe 2 miesiące pracownikowi przysługuje odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia.  

Odprawa emerytalno-rentowa. Jeżeli pracownik rozwiązuje umowę o pracę w związku z uzyskaniem prawa do emerytury lub renty, to przysługuje mu od pracodawcy odprawa, która wynosi 1 miesięczne wynagrodzenie za pracę. Chyba, że przepisy o wynagradzaniu, które obowiązują z firmie przewidują wyższa wysokość odprawy. Zgodnie z zasadą Kodeku pracy, przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać bardziej korzystne warunki dla pracownika, niż te które przewiduje Kodeks pracy. Pracodawca nie może jednak regulować warunków pracy pracownika mniej korzystnie niż przewiduje Kodeks pracy. Pracownikowi na podstawie Kodeksu pracy przysługuje jedna odprawa. Oznacza to, że jeżeli pracownik rozwiązał umowę o pracę w związku z uzyskaniem prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy i następnie w trakcie kolejnego zatrudnienia uzyskał ponownie prawo do renty albo emerytury to nie przysługuje mu już odprawa. Przed wypłacaniem pracownikowi odprawy najlepiej jest porosić pracownika o podpisanie oświadczenia, że nie uzyskał wcześniej prawa do odprawy.

Odprawa pośmiertna. Rodzinie zmarłego pracownika, który zmarł w trakcie zatrudnienia przysługuje odprawa pośmiertna. Wysokość świadczenia jest uzależniona od stażu pracy pracownika w zakładzie pracy, który jest zobowiązany do wypłacenia odprawy i wynosi:

• jednomiesięczne   wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• trzymiesięczne   wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięczne   wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Inne świadczenia. W zależności od obowiązujących w zakładzie pracy pracownikowi mogą przysługiwać jeszcze inne świadczenia np. nagrody czy premie. Jeżeli pracownikowi przysługują takie składniki związane ze stosunkiem pracy, do których pracownik nabywa prawo w trakcie zatrudnienia, to obowiązek ich wypłaty pracodawca ma w terminach przyjętych do ich wypłacenia. Dla ich wypłaty nie ma znaczenia, że umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła.  

 

Pit.11

Po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi oraz przesłać do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika Pit.11. Termin na przesłanie Pit. 11 upływa 15 następnego miesiąca po pobraniu ostatniej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń

Ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne pracownika ustaje z dniem rozwiązania umowy o pracę. Dlatego pracownika należy również wyrejestrować z tych ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA najpóźniej 7 dnia po rozwiązaniu umowy o pracę. Jako datę wyrejestrowania wskazuje się następny dzień po rozwiązaniu umowy o pracę.

Jeżeli okres wypowiedzenia został skrócony z 3 miesięcy do 1 miesiąca, to datą wyrejestrowania z ubezpieczenia jest następny dzień po upływie skróconego okresu wypowiedzenia, a nie po upływie okresu wypowiedzenia jaki przysługiwał pracownikowi.

Przykład:

Pracownik ma 3 miesięczny okres wypowiedzenia, który upływa 31 marca 2008 r. Wypowiedzenie zostało skrócone do jednego miesiąca i upłynie 31 stycznia 2008 r. Dlatego z  ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego należy wyrejestrować pracownika z datą 1 lutego 2008 r. a nie 1 kwietnia 2008 r.

Wyrejestrowanie członków rodziny

W związku z rozwiązaniem umowy o pracę kończy się również ubezpieczenie zdrowotne członków rodziny pracownika.

 

Złożenie wyrejestrowania na formularzu ZUS ZWUA za pracownika nie powoduje równoczesnego wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny.

Członków rodziny wyrejestrowuje się z ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZCNA, zarówno w przypadku gdy członek rodziny został zgłoszony na formularzu ZUS ZCZA jak i ZUS ZCNA.

Umowa cywilna po rozwiązaniu umowy o pracę

Jeżeli z pracownikiem w trakcie zatrudnienia zawarto umowę cywilnoprawną, to po rozwiązaniu umowy o pracę umowa cywilna jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń.

Dlatego po rozwiązaniu umowy o pracę należy ustalić czy umowa zlecenia jest jedynym tytułem do ubezpieczenia. Jeżeli tak, to od dnia następnego po rozwiązaniu umowy o pracę należy zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Natomiast jeżeli pracownik ma inne zatrudnienie, to należy ustalić czy będzie podlegał ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym obowiązkowo czy też może przystąpić do nich dobrowolnie.

Wszystkie umowy zlecenia są tytułem do ubezpieczenia zdrowotnego.

WYJĄTEK! Umowa o dzieło nie jest tytułem do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnych po rozwiązaniu umowy o pracę.

Składki i koszty uzyskania przychodów

Oskładkowaniu podlegają wszystkie przychody, które pracownik otrzymał w z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę niezależnie od terminu ich wypłaty. Wyłączone z oskładkowania są:

·        wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (opłaca się składkę na ubezpieczenie zdrowotne) oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego oraz

·        przychody zwolnione ze składek na podstawie rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (DzU z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Od przychodów, które pracownik otrzymał w związku z zatrudnieniem nalicza się koszty uzyskania przychodów. Za wyjątkiem przychodów zwolnionych z podatku dochodowego od osób fizycznych. Nawet jeżeli przychody te pracownik otrzymał po rozwiązaniu umowy o pracę.

Przykład:

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z 31 stycznia 2008 r. W marcu 2008 r. w firmie naliczono nagrody z zysku za 2007 r. Nagrodę otrzymał również pracownik zwolniony w styczniu 2008 r. W tym przypadku należy liczyć pracownicze koszty uzyskania przychodów.  

Zasiłki

Jeżeli pracownik przed i po rozwiązaniu umowy o pracę choruje, to w każdym przypadku wypłatę zasiłku po rozwiązaniu umowy o pracę przejmuje ZUS.

WAZNE! Po rozwiązaniu umowy o pracę nie przysługuje zasiłek opiekuńczy.

W przypadku małych zakładów wypłacają one tylko wynagrodzenie za czas choroby, a zwolnienia lekarskie od 34. dnia choroby przekazują do ZUS, tak samo ZUS wypłaca tym pracownikom zasiłek opiekuńczy, macierzyński i świadczenie rehabilitacyjne. Jeżeli pracownik choruje w dniu rozwiązania umowy i pracę i w kolejnych dniach, to dokumentację należy przekazać do ZUS.

Zakłady pracy, które są uprawnione do wypłacania świadczeń dla swoich pracowników, w związku rozwiązaniem umowy o pracę mają obowiązek również przekazać dokumentację zasiłkową do ZUS. Należy do oryginału zwolnienia lekarskiego dołączyć wypełniony formularz ZUS Z-3, który będzie podstawą do naliczenia wysokości zasiłków przez ZUS. W dokumentach zakładu należy pozostawić potwierdzoną kopię przekazanego do ZUS zwolnienia lekarskiego oraz kopię ZUS Z-3.

ZUS ograniczy wysokość wypacanego pracownikowi zasiłku chorobowego do 100% przeciętnego miesięcznego z poprzedniego kwartału.

Natomiast wysokość zasiłku macierzyńskiego wypłacanego po rozwiązaniu umowy o pracę nie jest ograniczana i ZUS zasiłek wypłaci w takiej wysokości w jakiej przysługiwał w trakcie zatrudnienia. 

Jeżeli w dniu rozwiązania umowy o pracę pracownik miał prawo do wynagrodzenia chorobowego, to od następnego dnia po rozwiązaniu umowy o pracę przysługuje mu zawsze zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS. Nie obniża się okresu 182 lub 270 dni za jaki pracownikowi przysługują świadczenia chorobowe, ponieważ nie jest warunkiem uzyskania zasiłku chorobowego wykorzystanie 33 dni zwolnienia lekarskiego i wypłacenia wynagrodzenia chorobowego.

ZUS Rp.7

Dokument ZUS Rp.7 zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu jest dowodem w ZUS, który potwierdza wysokość uzyskanego przez pracownika wynagrodzenia w trakcie zatrudnienia. Nie ma obowiązku wydania pracownikowi ZUS Rp.7 w związku z rozwiązaniem umowy o pracę. Jednak pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie na prośbę pracownika albo ZUS. Taką okolicznością, która powoduje, że pracodawca będzie miał obowiązek wystawić zaświadczenie ZUS Rp.7 jest rozwiązanie umowy o pracę w związku uzyskaniem przez pracownika prawa do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy. Dopiero przedstawienie wszystkich okoliczności związanych z okresami zatrudnienia i wysokości otrzymywanego wynagrodzenia przez pracownika pozwoli na prawidłowe ustalenie prawa do świadczenia.

Na prośbę pracownika pracodawca nie może odmówić wydania zaświadczenia o ZUS Rp.7.