Wypełnianie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych za osoby duchowne

 

Dokumenty, które składa się w ZUS w związku z podleganiem ubezpieczeniu duchownych, dzielą się na dokumenty:

·        zgłoszeniowe, które służą do zgłaszania do ubezpieczeń i wyrejestrowania z ubezpieczeń oraz

·        rozliczeniowe, które służą do rozliczania składek oraz wykazywania okresów przerw w ich opłacaniu.

Dokumenty te składa za duchownego jego płatnik składek, którym może być:

·        sam duchowny, który opłaca składki na własne ubezpieczenia,

·        przełożony domu zakonnego lub klasztoru w stosunku do członków swych zakonów,

·        za zgodą ZUS - inna zwierzchnia instytucja diecezjalna lub zakonna w stosunku do osób duchownych objętych tą zgodą.

 

Dokumenty zgłoszeniowe

Duchowny powinien zostać zgłoszony do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń. Druki, jakimi powinien się posłużyć, zależą od tego, kto jest płatnikiem składek na ubezpieczenia duchownego.

Jeśli duchowny jest sam płatnikiem składek na własne ubezpieczenia,  zgłoszenie powinien złożyć na druku:

·        ZUS ZUA - gdy duchowny zgłaszany jest do ubezpieczeń społecznych i/lub do ubezpieczenia zdrowotnego,

·        ZUS ZZA -  gdy duchowny zgłaszany jest wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Za pomocą tego dokumentu dokonywane jest zarówno zgłoszenie duchownego jako płatnika składek, jak i duchownego jako osoby ubezpieczonej.

Zgłoszenie duchowny powinien złożyć w jednostce terenowej ZUS właściwej ze względu na jego miejsce zamieszkania.

 

Gdy płatnikiem składek na ubezpieczenia osoby duchownej jest przełożony domu zakonnego lub klasztoru bądź instytucja diecezjalna albo zakonna, to instytucja ta powinna zgłosić duchownego do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. W tym przypadku formularze te służą wyłącznie do zgłoszenia duchownego do ubezpieczeń. Płatnik składek powinien być zgłoszony w ZUS na druku ZUS ZPA „Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej".

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego dokonywane jest zawsze na druku ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od ustania ubezpieczeń.

Dane zawarte w zgłoszeniu

W zgłoszeniu do ubezpieczeń należy podać następujące dane identyfikacyjne:

·        PESEL i NIP, a w razie braku tych identyfikatorów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu (nie należy podawać serii i numeru dowodu osobistego lub paszportu, gdy ubezpieczony posiada PESEL i NIP),  

·        nazwisko i imię osoby zgłaszanej do ubezpieczeń oraz datę jej urodzenia.

Gdy w zgłoszeniu konieczne jest podanie serii i numeru paszportu, a brakuje pól w formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, należy wykazywać kolejno tylko litery (oznaczające serię) i cyfry, które mieszczą się w przeznaczonych do tego polach.

Prawdziwość danych zawartych w składanym zgłoszeniu do ubezpieczeń duchowny potwierdza własnoręcznym podpisem.

Duchowny powinien zostać zgłoszony do ubezpieczeń z właściwym kodem tytułu ubezpieczeń, który składa się z 6 znaków, gdzie:

·        2 pierwsze znaki oznaczają podmiot podstawowy,

·        2 kolejne znaki oznaczają rozszerzenie podmiotu,

·        5 znak oznacza ustalone prawo do emerytury lub renty lub brak prawa do tych świadczeń oraz

·        6 znak, w którym wykazuje się ustalony lub brak ustalonego stopnia niepełnosprawności.

Kody tytułów ubezpieczeń - tj. pierwsze 4 znaki kodu, jakich należy używać zgłaszając duchownego do ubezpieczeń oznaczają:

- 1010 - duchownego, który  nie prowadzi działalności gospodarczej i opłaca składkę od minimalnej podstawy wymiaru,

- 1012 - duchownego, który nie prowadzi działalności gospodarczej i opłaca składkę od zadeklarowanej nadwyżki ponad minimalną podstawę wymiaru (kodu 10 12 nie wykazuje się w dokumentach zgłoszeniowych, ale wyłącznie w dokumentach rozliczeniowych),

- 1020 - duchownego, który nie prowadzi działalności gospodarczej i jest członkiem zakonu kontemplacyjno-klauzurowego lub misjonarzem, który opłaca składkę od minimalnej podstawy wymiaru,

- 1040 - alumna seminarium duchownego, nowicjusza, postulanta, juniorystę przed ukończeniem 25 roku życia (kod stosowany jest wyłącznie w celu zgłoszenia do dobrowolnego ubezpieczenia emerytalnego i rentowych),

- 1050 - alumna seminarium duchownego, nowicjusza, postulanta i juniorystę, któ®y podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu,

- 2410 - osoby objęte dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym (kod ten służy do zgłaszania cudzoziemców, członków zakonów oraz alumnów wyższych seminariów duchownych i teologicznych, postulantów, nowicjuszy i juniorystów zakonów i ich odpowiedników przebywających na terytorium Polski na podstawie wizy, zezwolenia na osiedlenie się lub zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony, a także na podstawie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich, zgody na pobyt tolerowany lub posiadających status uchodźcy nadany w Polsce albo korzystających z ochrony czasowej na jej terytorium, po zawarciu umowy z oddziałem Narodowego Funduszu Zdrowia o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne).

5 znak kodu tytułu ubezpieczeń, czyli kod prawa do emerytury lub renty:

- 0 - oznacza osobę, która nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty,

- 1 - oznacza osobę, która ma ustalone prawo do emerytury,

- 2 - oznacza osobę, która ma ustalone prawo do renty.

6 znak kodu tytułu ubezpieczeń, czyli kod stopnia niepełnosprawności:

- 0 - brak orzeczenia o stopniu niepełnosprawności,

- 1 - orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności, orzeczenie o zaliczeniu do III grupy inwalidów lub orzeczenie o częściowej niezdolności do pracy wydane przez lekarza orzecznika ZUS,

- 2 - orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, orzeczenie o zaliczeniu do II grupy inwalidów lub orzeczenie o całkowitej niezdolności do pracy wydane przez lekarza orzecznika ZUS,

- 3 - orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, orzeczenie o zaliczeniu do I grupy inwalidów lub orzeczenie o całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji wydane przez lekarza orzecznika ZUS.

Zmiana tytułu ubezpieczenia

Jeśli sytuacja duchownego ulega zmianie, np. podejmuje on zatrudnienie, konieczne jest zgłoszenie tego faktu w ZUS. O zmianach w stosunku do danych wykazanych w poprzednio złożonym zgłoszeniu do ubezpieczeń, które dotyczą:

·        tytułu ubezpieczeń,

·        rodzajów ubezpieczeń,

·        terminów powstania ubezpieczeń

informuje się ZUS przez złożenie wyrejestrowania z ubezpieczeń (na druku ZUS ZWUA) i ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń z prawidłowymi danymi (na druku ZUS ZUA - do ubezpieczeń społecznych/na druku ZUS ZZA - do ubezpieczenia zdrowotnego).

Przykład:

Ksiądz diecezjalny podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu od czerwca 2006 r. Od 1 stycznia 2008 r. Ksiądz zgłosił się do ubezpieczenia chorobowego, które dla duchownych ma dobrowolny charakter. W tym celu musi złożyć dokumenty:

- ZUS ZWUA - wyrejestrowanie z ubezpieczeń, którym podlegał do tej pory z datą 1 stycznia 2008 r., z kodem tytułu ubezpieczeń 10 10 00,

- ZUS ZUA - zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego, do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego oraz do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego od 1 stycznia 2008 r., z kodem tytułu ubezpieczeń 10 10 00.

 

Dokumenty rozliczeniowe

Dokumenty rozliczeniowe, które służą do rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i/lub ubezpieczenie zdrowotne to:

·        raporty rozliczeniowe:

- ZUS RCA - raport, w którym wykazuje się podstawę wymiaru składek i wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

- ZUS RZA - raport, w którym wykazuje się podstawę wymiaru składki i wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne,

- ZUS RSA - raport, w którym wykazuje się okresy przerw w opłacaniu składek i powód tych przerw (np. pobieranie zasiłku chorobowego),

·        deklaracja rozliczeniowa:

ZUS DRA - w której wykazuje się sumę podstaw wymiaru składek i sumę składek opłacanych za wszystkich ubezpieczonych, których rozlicza płatnik składek.

Dokumenty rozliczeniowe powinny być składane w tym samym terminie, w jakim płatnik ma obowiązek opłacać składki, tj.:

- do 10. dnia następnego miesiąca - termin obowiązujący osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie,

- do 15. dnia następnego miesiąca - termin obowiązujący pozostałych płatników.

Duchowny, który opłaca składki wyłącznie za siebie przesyła co miesiąc do ZUS wyłącznie deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Jeśli za duchownego składki rozliczane są za dany miesiąc z więcej niż jednym tytułem ubezpieczeń (czyli z więcej niż jednym kodem tytułu ubezpieczeń - np. w razie zmiany kodu tytułu ubezpieczenia w trakcie miesiąca lub podlegania ubezpieczeniom z więcej niż jednego tytułu), duchowny powinien za ten miesiąc sporządzić odpowiednio więcej niż jedną deklarację rozliczeniową. W takiej sytuacji w bloku XI każdej deklaracji (pole „Deklaracja dochodu") należy podać inny kod tytułu ubezpieczenia, stosując dla poszczególnych deklaracji odpowiedni kod identyfikatora (w bloku I „Dane organizacyjne", w polu 02 „Identyfikator deklaracji"):

·        01-39 - dla pierwszej deklaracji rozliczeniowej składanej za dany miesiąc,

·        40-49 - dla drugiej deklaracji rozliczeniowej składanej za dany miesiąc,

·        51-69 - dla trzeciej deklaracji rozliczeniowej składanej za dany miesiąc.

W przypadku korekty deklaracji rozliczeniowej należy złożyć poprawioną deklarację z identyfikatorem większym o jeden od poprzedniego - np. jeśli pierwsza deklaracja została złożona z identyfikatorem 40, kolejna powinna zostać złożona z identyfikatorem 41.

Przykład:

Wikariusz w parafii, który jest płatnikiem zryczałtowanego podatku od przychodów osób duchownych opłaca składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne od minimalnej podstawy wymiaru składek. Od 15 grudnia 2007 r. uzyskał prawo do emerytury.

Za grudzień Ksiądz powinien złożyć w ZUS dwie deklaracje rozliczeniowe:

- pierwszą z kodem tytułu ubezpieczenia 10 10 00 i identyfikatorem deklaracji 01 - w której wykazał składki na ubezpieczenia społeczne, obliczone od podstawy wymiaru ustalonej proporcjonalnie w stosunku do okresu podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne, naliczone od pełnej podstawy wymiaru składek obowiązującej w grudniu,

- drugą z kodem tytułu ubezpieczenia 10 10 10 i identyfikatorem deklaracji 40 - w której wykazał podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i składkę na to ubezpieczenie w wysokości 0 zł.

Za styczeń 2008 r. Ksiądz będzie musiał przekazać tylko jedną deklarację rozliczeniową - z kodem tytułu ubezpieczeni 10 10 10 i identyfikatorem 01.

 

Dwie deklaracje rozliczeniowe muszą przekazywać również duchowni, którzy płacą składki od nadwyżki ponad minimalną podstawę wymiaru składek.

Przykład:

Ksiądz, który jest podatnikiem zryczałtowanego podatku od przychodów osób duchownych od 1 grudnia 2007 r. opłaca składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej nadwyżki ponad minimalną podstawę wymiaru.

Ksiądz ma obowiązek  przekazywać do ZUS dwie deklaracje rozliczeniowe:

- pierwszą z kodem tytułu ubezpieczenia 10 10 00 i identyfikatorem deklaracji 01 - w której rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od minimalnej podstawy wymiaru, z uwzględnieniem źródeł finansowania (przy obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych składkę w 80% finansuje Fundusz Kościelny, a w 20% duchowny, przy dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych - w 100% duchowny),

- drugą z kodem tytułu ubezpieczenia 10 12 00 i identyfikatorem deklaracji 40 - w której rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od zadeklarowanej nadwyżki ponad minimalną podstawę wymiaru (składki w 100% finansowane są przez duchownego).

Jeżeli płatnikiem składek na ubezpieczenia osoby duchownej jest instytucja diecezjalna lub zakonna, składki na ubezpieczenia poszczególnych ubezpieczonych powinny być rozliczone w raportach miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA lub ZUS RSA), a następnie zsumowane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Za duchownego, który zadeklaruje wyższą niż minimalna podstawę wymiaru składek, składki powinny być rozliczone w dwóch blokach raportu ZUS RCA:

·        pierwszy blok tego raportu powinien być sporządzony z kodem tytułu ubezpieczenia 10 10 xx lub 10 20 xx, a składki na ubezpieczenia społeczne powinny być rozliczone od minimalnej podstawy wymiaru, z uwzględnieniem źródeł finansowania:

- dla kodu 10 10 xx: przy obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych - 80% Fundusz Kościelny, 20% duchowny, a przy dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych - 100% duchowny;

- dla kodu 10 20 xx: przy obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych - 100% Fundusz Kościelny, przy dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych - 100% duchowny), a także składki na ubezpieczenie zdrowotne osób duchownych podlegających obowiązkowo temu ubezpieczeniu,

·        drugi blok imiennego raportu miesięcznego ZUS RCA powinien być sporządzony z kodem tytułu ubezpieczenia 10 12 xx, a składki na ubezpieczenia społeczne w tym raporcie powinny zostać rozliczone od nadwyżki ponad minimalną podstawę wymiaru, z uwzględnieniem źródła finansowania (100% osoba duchowna).

W deklaracji płatnik składek wykazuje odpowiednio kwoty składek podlegających finansowaniu z poszczególnych źródeł - tj. ze środków Funduszu Kościelnego oraz ze środków duchownego. Jako łączną kwotę składek do zapłaty na ubezpieczenia społeczne wykazuje natomiast sumę składek finansowanych tylko ze środków duchownego.

Przykład:

Ksiądz, który jest podatnikiem zryczałtowanego podatku od przychodów osób duchownych podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ksiądz jest płatnikiem składek na te ubezpieczenia. Jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zadeklarował kwotę wyższą od minimalnego wynagrodzenia - 3000 zł, czyli o 1874 zł wyższej od minimalnej podstawy naliczenia składek od obowiązującej duchownych.  

Duchowny składa dwie deklaracje rozliczeniowe:

- pierwszą z identyfikatorem 01 z kodem tytułu ubezpieczenia 10 10 00, w której rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne od minimalnej podstawy wymiaru (1126 zł), finansując składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe w 20% oraz całą składkę na ubezpieczenie chorobowe i zdrowotne, a przez Fundusz Kościelny w 80% składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe,

- drugą z identyfikatorem 40, z kodem tytułu ubezpieczenia 10 12 00, w której rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne od nadwyżki ponad minimalną podstawę wymiaru, tj. od 1874 zł (3000 zł - 1126 zł), które sam finansuje.