Serwis Edukacji Ekonomicznej dofinansowany przez NBP

Do czynienia mamy na pewno z kwestiami zarówno liturgicznymi jak i typowo organizacyjnymi. Nie jest to wydarzenie, które minie w dekanacie bez echa, stąd warto przymierzając się do organizacji przewidzieć kilka ewentualności.

Kwestie liturgiczne

W różnych diecezjach i dekanatach istnieją różne dekrety i rozporządzenia traktujące o dniu organizacji odpustu, lub ich zwyczajnie nie ma, a decyzja czy ma to być w dzień przypadający w liturgii w ciągu tygodnia, czy też uroczystość zostanie przeniesiona na niedzielę, jest wyłącznie w gestii proboszcza. Kto ma przewodniczyć liturgii i wygłosić słowo Boże? To także suwerenna decyzja gospodarza parafii. Pamiętajmy jednak o kwestiach związanych z „usadowieniem" gości także tych przybyłych bez wcześniejszej zapowiedzi np. ks. Biskupa, który pochodzi z parafii, etc. Pozostałe kwestie- czy to będzie sprzątanie świątyni, procesja, czy udział w niej dzieci komunijnych to już kwestie regionalne, oraz czasowe. Trudno bowiem oczekiwać aby np. dziewczynki pierwszokomunijne sypały kwiatki w zimie etc.

O wszystkim warto informować parafian z dużym wyprzedzeniem, gdyż większość z osób aktywnych w parafii zwykle pracuje, ma rodziny i liczne obowiązki, więc będzie musiało wpisać w swoje terminarze konieczność prac organizacyjnych przy odpuście. Pamiętajmy też, że np. podczas wizyty duszpasterskiej warto zadać parafianom pytanie o chęć wzięcia udziału w przygotowaniach związanych z odpustem, zarówno kobietom jak i mężczyznom. Zakres ich pomocy będzie zapewne zgoła różny, ale równie ważny. Warto postarać się o obecność alumna pochodzącego z parafii - (jeśli takowy jest) na odpuści, szczególnie obleczonego w strój duchowny, może to być dla niego cenna lekcja organizacji na przyszłość, kiedy jeszcze ciężar spoczywa na księdzu proboszczu czy wikarym, on z kolei może nam pomóc w przygotowaniu asysty i całej oprawy liturgicznej, a przy okazji będąc pod czujnym okiem proboszcza jest w stanie podpatrzeć wiele ciekawych rzeczy.

Parafia wiejska, a parafia miejska

W zależności od lokalizacji naszej placówki - czy jest to wioska czy wielkomiejska parafia wachlarz możliwości jest zupełnie inny. Czym w końcu byłby odpust parafialny bez wieńczącego go obiadu czy też obiadokolacji? Jeżeli posługujemy w mieście, gdzie już na terenie naszej parafii mamy do dyspozycji jedną lub kilka restauracji, pole naszego manewru się poszerza. Po podliczeniu kosztów może się okazać, że atrakcyjniejsza będzie oferta obiadu dla naszych gości w restauracji, niż organizowania go u nas. Nie jest to jeszcze powszechne, ale coraz częściej spotykane, że księża nie chcąc tracić zaangażowania parafii czy czasu zapracowanej gospodyni na przygotowywanie potraw i  wyręcza się zaprzyjaźnionym lokalem gastronomicznym, lub korzysta z coraz większej oferty firm cateringowych. Przy tej okazji warto pomyśleć o zebraniu większej ilości ofert firm i ich porównaniu, nie zawsze najdroższa znaczy najlepsza, a najtańsza optymalna. Dobrze, jeżeli przedstawione nam oferty są kompletnie wycenione, np. wg osoby lub/i wg konkretnych punktów menu. Taka profesjonalna obsługa to komfort w każdym calu, nasza gospodyni czy dziewczęta z parafii nie będą się krępowały obecnością tak dużej ilości duchownych, a goście na pewno docenią profesjonalizm, z jakim zostaną obsłużeni. Jeżeli posługujemy w parafii wiejskiej, możemy nie mieć do dyspozycji sali restauracyjnej dla organizacji, ale z usług cateringowych na pewno warto skorzystać. Podkreślam jeszcze raz nie zawsze sami jesteśmy w stanie zrobić wszystko najlepiej.

Dyskrecja

Organizacja poczęstunku poza plebanią to także inne plusy. Zapewnimy naszym gościom komfort wypowiedzi, a gospodyni nie będzie musiała udawać, że nie słyszy prywatnych rozmów duchownych, do których przecież każdy ma prawo. Podobnie ma się sytuacja z innymi osobami krzątającymi się przy odpustowym stole. Pamiętajmy, że naszych pracowników nie obowiązuje tajemnica zasłyszanych nowinek ze świata duchownego, a te mogłyby się stać smakowitym kąskiem plotkarskim. Nie wyeliminujemy tego aspektu całkowicie, bo także nie możemy do końca ufać zatrudnionej firmie, jednak ryzyko jest mniejsze. Pamiętajmy też o tym, że o ile my możemy ufać bezgranicznie w szczerość i uczciwość zatrudnionych przez nas pracowników, ich obecność może mocno krępować naszych gości, a tego nikt na pewno by nie chciał. Dość istotnym elementem jest także kwestia przechowywania żywności, szczególnie, jeżeli nie mamy do dyspozycji specjalnych chłodni, czy też termo portów. Czy jest sens zakupu takich urządzeń, jeżeli miałyby służyć tylko raz do roku to raczej mija się to z celem, czy mogłyby być wykorzystywane do innych celów- zapewne tak, ale na pewno w parafii jest znaczny szereg priorytetów zakupowych, wyprzedzających w kolejce te rzeczy? Korzystanie z pomocy zaprzyjaźnionych gospodarstw- celem przechowywania nadwyżki  pokarmów- jest co prawda jakimś rozwiązaniem, ale niezbyt szczęśliwym. Czy da się zrobić tak żeby nie zostało pokarmów? Przy przygotowaniach we własnym zakresie graniczy to z cudem. Jeżeli organizacją zajmie się firma zewnętrzna tego problemu nie będziemy mieli, gdyż zapłacimy jedynie za zużyte pokarmy, warto jednak jasno to ustalić przed podpisaniem umowy z firmą cateringową, gdyż nie dla wszystkich firm będzie to oczywiste.

Upodobania gości

Przygotowując menu należy- można, zorientować się w upodobaniach gości, a raczej w tym, czego zdecydowanie nie preferują. W gusta wszystkich na pewno nie trafimy, ale wiemy, że przy stole „kanonicznym" nie wypada podawać potraw, o których z góry wiemy, że któryś z naszych znamienitszych gości zdecydowanie w nich nie gustuje. Nie jest w dobrym tonie nachalne zachęcanie do konsumowani. Pamiętajmy też o rozdzieleniu stołów dla wikariuszy od tzw. stołu kanonicznego. Dla większości duchownych jest to oczywiste, jednak zdarzają się jeszcze dekanaty, w których wszyscy sadowieni są przy jednym stole. Ma to sens z punktu widzenia tworzenia wspólnoty, ale na pewno nie jest to najszczęśliwsze rozwiązanie organizacyjne. Nie chodzi tu bynajmniej o kwestie poruszanych tematów, a bardziej o samopoczucie zaproszonych. Pamiętajmy też o znacznie wcześniejszym poinformowaniu księży z dekanatu, o organizowanym odpuście. Czy przy tej okazji wypada prosić o potwierdzenie przybycia? Najstosowniejszym rozwiązaniem byłoby w tym przypadku prośba o podanie ilości osób, które z danej parafii przybędą. Podsumowują pamiętajmy o wczesnym informowaniu, zarówno parafian jak i potencjalnych gości, zastanówmy się czy korzystniejsze w naszym przypadku nie będzie zlecenie obsługi cateringu firmie zewnętrznej, o wzięciu pod uwagę preferencji smakowych zaproszonych. Postarajmy się także o zaangażowanie w kwestie organizacyjne parafian, a także o pytanie ich podczas wizyt duszpasterskich o ich pomysły. Nie zawsze trzeba je wykorzystać, nie zawsze będą trafne, ale na pewno pomogą w budowaniu wzajemnych więzi wewnątrz parafii.